Come gestire i filtri su Gmail

Oggi divenute di uso comune, le e-mail nascono nell’Ottobre del 1971 per mano di Ray Tomlinson, un ricercatore di Arpanet (Advanced Research Projects Agency Network), un progetto nato dal ministero della difesa statunitense per velocizzare la comunicazione tra i dipartimenti, dal quale ebbe vita anche quello che oggi è Internet così come lo conosciamo.

Ogni giorno, nel mondo, vengono scambiate migliaia e migliaia di e-mail, dalle comunicazioni lavorative alle newsletter promozionali che le aziende, con frequenza giornaliera, settimanale o mensile inviano agli iscritti alla mailing list.

Secondo le statistiche offerte dal sito Internet Live Stats, ogni giorno vengono inviate ben 227 miliardi di e-mail nel mondo, mentre gli account mail attivi sono oltre 5 miliardi, con oltre 4 miliardi di persone che utilizzano giornalmente questo strumento.

La quantità maggiore di mail che riceviamo ogni giorno sono le newsletter: una tipologia di e-mail che le aziende inviano per promuovere i propri prodotti e servizi alla loro clientela già fidelizzata o potenziale.

Il Content Marketing Institute sostiene che, dopo i social media, le e-mail siano il secondo canale più utilizzato per la distribuzione dei contenuti, argomento che abbiamo trattato in questo articolo del blog.

Ma passiamo ora all’argomento principale di questo articolo: la gestione delle etichette su Gmail, con una breve panoramica sull’utilizzo ottimale delle mail.

Client di posta o accesso da web, cosa conviene?

Come accennato in precedenza, il numero di mail che quotidianamente arrivano sulla nostra casella è a dir poco elevato.

Per visualizzare la posta dal proprio pc o dallo smartphone, si possono utilizzare diverse soluzioni. Le due più comuni sono l’utilizzo di un client o l’accesso diretto al sito web del fornitore del servizio mail.

Partiamo dalla prima ipotesi e approfondiamo la gestione delle mail esclusivamente da desktop.

• Client di posta: un client di posta è un software, spesso gratuito, che installiamo sul nostro pc e ci permette di gestire anche più di un account di posta, una soluzione molto utile per chi utilizza più account mail, sia personali che di lavoro. Tra i client di posta più conosciuti spiccano senza ombra di dubbio Outlook Express per i pc Windows e Mac, Mail per quanto riguarda esclusivamente l’universo Apple e software esterni utilizzabili su più dispositivi come ad esempio Thunderbird, realizzato da Mozilla, la società ideatrice del browser Mozilla Firefox. Un esempio per comprendere l’importanza di questi software: per chi ha un pc con installato Windows 10, al momento dell’installazione dello stesso si installerà di default anche il software Posta, un altro client sempre per la gestione mail.
• Utilizzo del servizio direttamente sul sito web: se vuoi controllare singolarmente ogni casella mail, o se ne possiedi solamente una, il consiglio è quello di accedere dal browser alla tua casella di posta. I servizi di posta esistenti sono innumerevoli, tra quelli gratuiti più utilizzati c’è senza ombra di dubbio quello di Google, Gmail.

Suddivisione delle e-mail tramite la creazione di filtri

Che si utilizzi un client, o si acceda direttamente al browser per monitorare la posta in entrata, è fondamentale avere ordine all’interno della casella, così come lo è nei file del proprio pc per evitare duplicati o -ancor peggio- cancellare file o documenti che vogliamo conservare.

La suddivisione, ovviamente, deve seguire dei criteri ed è estremamente consigliato effettuarla seguendone uno univoco (qualsiasi esso sia: mittente, oggetto, tipologia di newsletter e altro) per evitare confusione quando, in un secondo momento, si dovranno aggiungere nuovi filtri o nuove regole.

Prendiamo come esempio la suddivisione delle e-mail per mittente, quindi utilizzando come criterio l’indirizzo utilizzato da chi ci ha mandato la mail.

I passaggi da seguire

Gli step da seguire per suddividere al meglio la propria posta sono i seguenti:

1. Effettua l’accesso a gmail dal tuo pc utilizzando le tue credenziali.
2. Scegli che tipo di filtro creare (ad esempio: voglio suddividere le mail della newsletter di KLABCO nell’etichetta KLABCO).
3. Nella barra di ricerca scrivi “@nomedominio”, così facendo troverai l’indirizzo che utilizziamo per inviare le nostre newsletter.
4. Sempre nella barra di ricerca, sulla destra clicca su “mostra opzioni di ricerca”, vicino alla X.
5. Da qui si aprirà una finestra in cui alla voce “contiene le parole” sarà già presente la dicitura “@nomedominio”.
6. In basso, vicino al tasto cerca, c’è la voce “crea filtro”, cliccando li si apre una scheda diversa in cui puoi spuntare le diverse opzioni a disposizione.
7. In primo luogo ti consiglio di spuntare “Applica l’etichetta”, qui puoi creare una nuova etichetta oppure sceglierne una già esistente, se l’hai già creata in p, e precedenza, e dargli un nome.
8. La seconda spunta che ti consiglio di inserire è quella relativa alle conversazioni corrispondenti, così da raggruppare tutte le vecchie conversazioni/newsletter in un unico luogo.
9. A questo punto, troverai tutte le mail inviate dal mittente nella barra sinistra della tua casella di posta, sotto la voce etichette.
10. Procedi così anche con gli altri mittenti e avrai, finalmente, un po’ di ordine all’interno della tua casella!

Il procedimento è un po’ macchinoso, ma ne vale la pena per diversi motivi: il più importante, dal mio punto di vista, è senza ombra di dubbio la sensazione di maggior ordine che la casella di posta ti garantisce quando accendi il pc e apri Gmail.

Ad operazione conclusa, troverai le tue mail nella colonna di sinistra, sotto la voce etichette, ben divise e raggruppate secondo i criteri che hai impostato.

Buon divertimento!

Conclusioni

Fare un po’ di ordine è sempre salutare.

Sia che si tratti del nostro armadio durante il cambio di stagione, sia che si tratti del nostro desktop o della casella di posta. Alcuni studi effettuati negli ultimi anni hanno infatti dimostrato che il disordine interferisce sul benessere e sulla concentrazione, quindi sulle prestazioni lavorative.

Tieni presente che è possibile fare questa operazione anche tramite i client di posta di cui ho parlato in precedenza, se vuoi saperne di più, non esitare a contattarci!