Software per realizzare una Video Conferenza

A causa della pandemia da COVID-19, dal 2020 si è assistito a una crescita esponenziale del lavoro da remoto.

Oggi la videoconferenza è uno strumento sempre più utile per la comunicazione sia interna che esterna della tua attività.

Oltre a permettere la comunicazione tra i dipendenti e la realizzazione di riunioni interne, infatti, può essere utilizzata anche per la presentazione del tuo nuovo prodotto o servizio in diretta streaming oppure per la realizzazione di un webinar formativo.

In questo articolo, analizziamo i diversi servizi di software presenti sul mercato per realizzare webinar e videoconferenze e le loro differenze.

Prima di farlo, però, è bene definire le differenze tra video conferenze, webinar e live streaming.

Video Conferenza

Si definisce videoconferenza la combinazione di due tecnologie, dove si ha l’interazione sincrona in audio, video e dati fra due o più soggetti. (Wikipedia)

Webinar

Un webinar è una sessione educativa o informativa la cui partecipazione avviene in forma remota tramite una connessione a internet.
I webinar sono un sistema interattivo dove i partecipanti possono interagire tra loro e con il coordinatore (auditore) del seminario tramite gli strumenti disponibili dai sistemi di videoconferenza. (Wikipedia)

Live Streaming

La diretta streaming si riferisce allo streaming online, contemporaneamente registrato e trasmesso in tempo reale allo spettatore. (Wikipedia)

Skype
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Skype, uno dei programmi per video conferenze più diffusi, nasce nel 2003 come software di messaggistica e VoIP (Voice Over IP, una tecnologia che rende possibile effettuare una conversazione sfruttando la connessione internet al posto della rete telefonica) e nel 2011 viene acquisito da Microsoft.

Ciò che caratterizza Skype è la possibilità di chattare, scambiare file e realizzare chiamate o video chiamate basandosi sul network Peer-To-Peer.

Skype è un software gratuito, utilizzabile sia da desktop che da smartphone sui principali sistemi operativi, è necessario solamente registrarsi con una e-mail valida. Tra le possibilità offerte da questo software, quella di effettuare una videochiamata di gruppo fino a 50 utenti e la condivisione dello schermo del proprio pc con gli altri partecipanti alla conversazione per poter così effettuare presentazioni e mostrare immagini o documenti.

Per le aziende, è stato ideato Skype For Business, che integra anche il servizio Microsoft 365 e garantisce una maggiore protezione dei contenuti delle conversazioni rispetto alla versione gratuita.

Zoom Cloud Meetings
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Anche Zoom Cloud Meetings è una piattaforma web per realizzare meeting, webinar e collaborare da remoto, nata nel 2011 e oggi disponibile per tutti i sistemi operativi desktop e mobile.

Con Zoom puoi tenere videoconferenze, lezioni online e streaming di ogni tipo a distanza.

Tra le caratteristiche principali di Zoom c’è la possibilità di scelta tra diversi pacchetti di costo (e, di conseguenza, di funzionalità), ma già il pacchetto gratuito permette di ospitare videoconferenze con ben 100 partecipanti per 40 minuti, mentre per i meeting con due utenti il tempo è illimitato e tutti gli utenti, in base ai permessi dell’organizzatore, hanno la possibilità di effettuare la condivisione del proprio schermo.

Uno dei vantaggi di Zoom è la possibilità di utilizzo anche senza la creazione di un account: è infatti sufficiente che l’organizzatore del meeting abbia un account per permettere agli interessati di partecipare tramite link d’invito e utilizzare il software sul computer oppure una semplice finestra del browser, se utilizzato da desktop. Anche su Zoom, come per chi utilizza Skype, è possibile partecipare alle conferenze con una telefonata e, naturalmente, disattivando la videocamera e l’audio.

Per chi scarica il software sul proprio pc, inoltre, Zoom permette di integrare diversi software di collaborazione e pianificazione per i team di lavoro.

Go To Meeting
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Go To Meeting nasce nel 2004 ed è un software di videoconferenza a pagamento per gli organizzatori.

A differenza di Skype e Zoom, infatti, non permette agli utenti di organizzare una riunione gratuitamente ma, a seconda dei piani tariffari, permette di organizzare conferenze online fino a 3000 partecipanti.

Le funzionalità di Skype e Zoom sono presenti anche qui: condivisione dello schermo, nessun limite di tempo, applicazione per smartphone e, a differenza degli altri software, una maggiore attenzione alla sicurezza delle conversazioni.

Tale soluzione, dunque, è particolarmente consigliata per chi necessita di organizzare conferenze con un elevato numero di partecipanti.

Google Hangouts e Google Meet
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Anche Google ha realizzato la sua piattaforma di videoconferenze: Google Hangouts, con il quale si possono anche inviare messaggi ed è integrato con Gmail, il famoso software per l’invio e la ricezione di e-mail di Big G.

Come spesso accade, Google sta sostituendo questo software con un’altra piattaforma: Google Meet, nato come servizio ad uso commerciale e reso gratuito per tutti gli utenti durante la pandemia da Covid-19 nell’Aprile del 2020.

Google Meet nasce proprio come versione business di Google Hangouts nel Marzo 2017, inizialmente per soli 30 partecipanti. Oggi, le riunioni gratuite sono possibili solamente per gli utenti Google ed hanno una durata massima di 60 minuti. Per gli utenti Google Business, invece, non esistono limitazioni di tempo.

Naturalmente, essendo un software di Google, le integrazioni con gli altri prodotti della suite di Big G sono garantite ed immediate. A differenza dei software citati precedentemente, le video-conferenze su Google Meet sono direttamente da browser per chi si connette da desktop e via app per chi si connette da smartphone iOs o Android, è sufficiente un link o un codice fornito dall’organizzatore della conferenza.

Microsoft Teams
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Nello stesso mese del lancio di Google Meet, Marzo 2017, Microsoft lanciava Teams, una piattaforma di comunicazione e collaborazione in cui, oltre alla teleconferenza, sono integrate chat di lavoro, condivisione di contenuti e applicazioni esterne alla famiglia dei software Microsoft.

Anche Microsoft Teams è disponibile su tutti i sistemi operativi desktop e tramite app per smartphone.

Caratteristica che lo contraddistingue dagli altri software è la possibilità di creare diversi team, all’interno del quale possono essere impostati diversi canali, suddivisi in argomenti di conversazione, nel quale i membri del team possono comunicare sostituendo tali messaggi ad una chat.

Micorosft Teams, inoltre, permette l’integrazione con servizi terzi esterni alla famiglia Microsoft.

YouTube Live Streaming
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Per la realizzazione di webinar aperti a chiunque, la soluzione ideale è YouTube: basterà fissare un orario e, per chi è iscritto al canale, arriverà automaticamente un reminder per partecipare al webinar di interesse.

Nel mondo, sono oltre 10 milioni gli utenti della popolare piattaforma video a seguire eventi dal vivo.

Per trasmettere dal vivo su YouTube è necessario un account Google, la trasmissione può essere effettuata sia via webcam che via smartphone e può essere effettuata all’istante oppure pianificata per un secondo momento.

Grazie all’ausilio di software come StreamYard, è possibile anche programmare e trasmettere il tuo webinar su più piattaforme contemporaneamente.

StreamYard
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Per un uso professionale e per diffondere il tuo webinar su più piattaforme, puoi utilizzare la piattaforma StreamYard.

Iscrivendoti a StreamYard, puoi trasmettere su più social network in contemporanea e hai a disposizione una vera e propria regia per realizzare dirette in cui sono possono essere presenti fino a 10 partecipanti e, ovviamente, puoi condividere la schermata del tuo dispositivo e presentare agli ascoltatori.

Le piattaforme su cui puoi trasmettere grazie a StreamYard sono Facebook, YouTube, Twitch e Linkedin, ma può essere utilizzata anche come strumento per conferenze private, ogni conferenza che viene realizzata è infatti caratterizzata da un link personalizzato che l’organizzatore darà ai partecipanti.

A differenza delle piattaforme finora elencate, StreamYard può essere utilizzato, per chi organizza lo stream, solamente da desktop e non da mobile, proprio per una gestione ottimale della regia. Gli ospiti dello stream, invece, possono connettersi anche da smartphone.

Anche StreamYard presenta una versione gratuita con funzionalità ridotte rispetto alle versioni a pagamento, come ad esempio la presenza del logo di StreamYard al posto di quello della tua azienda ma soprattutto la possibilità di diffondere lo streaming solo con una piattaforma e per un numero limitato di ore mensili.

Conclusioni
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Ora che videoconferenze, Webinar e Live Streaming sono diventate un’esigenza per molte aziende, è importante conoscere e saperle utilizzare al meglio, poiché possono permetterti di risparmiare il tempo degli spostamenti e ridurre all’essenziale riunioni e incontri con i clienti o fornitori.